Werken AAN je onderneming

Benut je tijd beter (waar GTD tekort schiet voor ondernemers)

Time management heb je in alle soorten en maten. Een van de populairste stromingen is wel GTD ofwel Getting Things Done en niet voor niets. Hoewel ik schrijf over een tekortkoming van GTD voor ondernemers, is deze post ook relevant voor de mensen die GTD nog niet kennen.

Getting Things Done gaat ervan uit dat voor de meeste mensen de dagindeling in de praktijk nogal lastig op voorhand te voorspellen is. Want er gaat ineens een meeting niet door, er komt een dringend telefoontje tussendoor, etc, etc. En GTD helpt je om je openstaande werk zodanig te organiseren dat je een verloren kwartiertje toch nog productief kunt benutten. En op deze manier krijg je op de langere termijn meer gedaan.

En waar de principes van GTD (zoals iedere dag mijn inbox leeg) mij enorm hebben geholpen, ben ik toch niet helemaal eens met het uitgangspunt dat de meeste werkenden weinig invloed op hun werkdagindeling hebben. Waar het voor werknemers nog wel te begrijpen is dat ze maar beperkt invloed hebben op hun dagindeling, zouden ondernemers juist hun dagindeling centraal moeten stellen.

Ondernemers zijn bij uitstek in staat om hun onderneming zo in te richten dat deze het beste aansluit bij wat zij willen. Dat is toch wel het voorrecht van de ondernemer, niet waar? Natuurlijk beleggen jouw klanten jouw boterham, maar uiteindelijk bepaal jij hoe je dienstverlening eruit ziet. Want de huidige drukte in je onderneming (of gebrek eraan) zijn een gevolg van keuzes uit het verleden.

Voor de meeste ondernemers geldt dat ze bij de start van hun onderneming vaak alle opdrachten accepteren die zo toevallig langskomen. En natuurlijk moet de schoorsteen ook blijven roken, maar voordat je het weet, kom je om in werk waar je eigenlijk niet bijzonder goed bent. Dan kost het legen van je mailbox uren en uren en doe je werk waarvan je weet dat anderen er eigenlijk net zo goed in zijn (zo niet beter).

Als je uitgaat van het idee dat je geen invloed hebt op je dagindeling, dan is dat ook wat je zal krijgen. En het idee dat als eenmaal 'dat ene project' hebt afgerond je het wel rustiger zal krijgen, blijkt in de praktijk toch niet uit te komen. Als jij je dagindeling niet maakt, wordt deze voor je gemaakt of je nu ondernemer bent of niet!

Maar hoe ziet zo'n dagindeling er nu uit? Voor een ondernemer dient een dagindeling beschreven zijn aan de hand van zijn relatie tot zijn onderneming op dat moment. Wat bedoel ik hiermee? Er zijn vier soorten relaties die je tot je onderneming kunt hebben:

1. Je werkt VOOR je onderneming. Dit zijn activiteiten die je doet waarvoor de klant je betaalt;
2. Je werkt IN je onderneming. Dit zijn activiteiten die er eenmaal bijkomen wanneer je als ondernemer bezig bent (bv administratie of personeelswerving);
3. Je werkt AAN je onderneming. Dit zijn activiteiten waarmee je de effectiviteit en efficiëntie van je werken IN en VOOR je onderneming verhoogt;
4. Je onderneming werkt VOOR JOU. Met andere woorden dit is de tijd waarin jou onderneming voor jou zorgt, in termen van vrijheid en financiën. 

Een week heeft 168 uur en het grootste gedeelte dient je onderneming voor jou te werken. Maar geef de ondernemers maar eens de kost die daar weinig vertrouwen in hebben en er slapeloze nachten van hebben! Dus hoe je het ook went of keert, Als je onderneming niet (goed genoeg) voor jou werkt, heeft dat direct gevolgen voor jouw werk AAN, IN en VOOR je onderneming. De enige manier om er duurzaam voor te zorgen dat je onderneming voor jou werkt, is dat je ook tijd besteed aan het werken aan je onderneming.

In tegenstelling tot werken IN en VOOR je onderneming, bestaat het werken AAN je onderneming vaak niet uit een serie concrete en actiegerichte zaken, maar aan reflectie, leren en fantaseren. Dit vereist een totaal andere 'state of mind' dan het afwerken van een lijstje. Het is schier onmogelijk om even in een verloren kwartiertje AAN je onderneming te werken. Alleen door structureel tijd te reserveren (minimaal een dagdeel in de week) om aan je onderneming te werken, lukt het je om een onderneming te hebben die uiteindelijk voor jou werkt.

In de komende workshops besteed ik uitgebreid aandacht aan het belang van deze dagindeling en hoe je dit als ondernemer echt verder gaat helpen.

Delegeren versus de fouttolerantie

Gisteren was ik bij de lifehacking academy. Een van de sessies, geleid door Taco Oosterkamp, ging over het delegeren van je werk. En daar werden onderling diverse tips ten aanzien van delegeren uitgewisseld. En hieronder een iets uitgebreidere versie van de tip die ik daar gisteren deelde.

Nu is het leren delegeren een van de moeilijkste zaken die een ondernemer moet leren, zeker als hij dat nog niet gewend is te doen. En natuurlijk geven ondernemers toe dat het delegeren van bepaalde taken hen zou bevrijden van werk dat gerust door iemand anders kan worden gedaan.

Een van de belangrijkste valkuilen is het vertrouwen dat je wel (of juist niet) hebt in de persoon aan wie je delegeert. Te veel vertrouwen in het begin kan leiden tot onnodig grote ongelukken. Te weinig vertrouwen werkt micromanagement in de hand. En nog erger, de persoon leert nooit helemaal de taak goed van je over te nemen. Het is zoeken naar de gulden middenweg, zoals zo vaak in dit malle leven.

Je kunt gerust stellen dat ondernemers vaker te laat dan te vroeg werkzaamheden delegeren. Eigenwijs als ze zijn, vinden ze dat zij het vaak het beste kunnen en het kost 10 keer zoveel tijd om het iemand anders te leren. Dus doe je bepaalde dingen liever toch maar even zelf. Ik heb me in mijn vorige bedrijf regelmatig hieraan schuldig gemaakt.

De noodzaak van delegeren komt vaak pas wanneer je als ondernemer ontdekt dat je (onder grote werkdruk) ook niet feilloos bent. En dat is wel het rotste moment om zaken te delegeren. Want een gedelegeerde taak zal in het begin vaak veel tijd extra kosten en gepaard gaan met meer fouten dan normaal. En als je wens tot delegeren voortkomt uit een blunder die je hebt gemaakt bij een klant, zal diezelfde klant niet erg blij zijn wanneer er vervolgens een komt van een nieuw persoon. In plaats van een gestoord vertrouwen weer te herstellen, komt er weer een deukje bij.

Dus mijn advies is: delegeer pas (en alleen dan) wanneer er nog een behoorlijke fouttolerantie is bij je klant. Iedereen maakt fouten en de kwaliteit van je oplossing ervoor, vormt de basis voor de verdere relatie met je klant. Een klant wil best wel een fout door de vingers zien, maar niet meerdere die snel op elkaar volgen. Hiermee hol je de relatie onnodig uit en heb je veel langer weer nodig om het vertrouwen te herstellen. En daarmee heb je een ambassadeur voor je bedrijf verloren.

Tegenstemmen

Al bijna een maand is de PVV van Geert Wilders volgens de peilingen de grootste partij van Nederland zou zijn. Als Geert iets goed kan, is het wel gebruik maken van de media om zijn boodschap voor het voetlicht te brengen. Het gaat mij in deze post niet om de PVV zelf. Ik wil nader ingaan op het huidige verkiezingssysteem en de gevolgen ervan.

Wat momenteel gaande is in de politiek laat zich goed beschrijven door het ondernemersmodel. Nederland heeft een veelpartijenstelsel en op zich is het prachtig dat er voor ieder politiek geluid er ruimte bestaat. Het probleem is steeds om deze verschillende geluiden met elkaar te verenigen. Om aandacht te krijgen, zet je je af tegen andere partijen, maar tegelijkertijd moet je toch met elkaar een regering vormen. Anders is het land onbestuurbaar geworden.

En de crisis (conflictfase) waarin het politieke systeem verkeert is het bestaan twee tegengestelde krachten. Je kunt stemmen trekken door polariserende standpunten in te nemen en weinig bereid zijn om concessies te doen naar andere partijen. Maar hiermee is een deelname aan een regering haast uitgesloten. Dit fenomeen doet zich zowel aan de linkerkant als de rechterkant van het politieke spectrum voor. De vraag is, welke systeemverandering is nodig om onderlinge verschillen met elkaar te verenigen.

De partijen die wel bereid zijn om over en weer concessies te doen, maken wel kans om met elkaar een regering te vormen. Maar deze concessies zijn koren op de molen van de polariserende partijen. En de achterban die zij vertegenwoordigen zien hun keuze voor een standvastige partij weer bevestigd. En wekelijks kunnen we de tussenstand vernemen via peilingen. En in tegenstelling tot de koersen op de beurs, zijn hier niet alleen verliezers maar ook winnaars.

De peilingen vormen een belangrijk onderdeel in de politiek, al zal geen enkele politicus ronduit toegeven dat hij of zij rekening houdt met de peilingen. Uiteindelijk worden de acties van een politicus in de media altijd gewogen aan de hand van deze koersuitslagen. En het vervelende is dat dit het maken van goed en afgewogen beleid lastiger maakt.

Regelmatig verdedigen politici hun keuzes door te wijzen op hoeveel kiezers zij wel niet vertegenwoordigen. Zo verdedigde Rita Verdonk destijds haar keuze om toch voor het leiderschap van de VVD te gaan, doordat zij zoveel kiezers had aangetrokken. En toen ik dat haar toen hoorde zeggen, vroeg ik me af: hoeveel mensen zouden tegen haar stemmen. Wat nou als we niet alleen een stem maar ook een tegenstem zouden hebben.

Dus wanneer iemand roept: ik vertegenwoordig 500.000 kiezers, dat dan iemand kan roepen: maar er zijn 700.000 mensen die expliciet niet voor jou kiezen. Is de verhouding stemmen versus tegenstemmen geen goede graadmeter voor de mate waarin je in staat bent om zinnig beleid voor te stellen dat tevens rekening houdt met wensen van andere volksvertegenwoordigers?

Laten we in gedachte dit eens stap verder nemen. Stel dat je in het kieshokje zowel een stem voor een partij als tegen een partij kan geven. Je mag desgewenst blanco-stemmen of blanco-tegenstemmen. Alle stemmen voor een partij worden opgeteld en alle tegenstemmen worden daar weer vanaf getrokken. Zou een dergelijke eenvoudige toevoeging aan ons kiesstelsel er niet toe kunnen leiden dat het politieke debat veel meer gaat over wat ons bindt dan wat ons van elkaar doet verschillen (zoals nu het geval is)?

Ik weet het antwoord niet, maar het lijkt me op z'n minst interessant om dit eens te meten. Ik zal Maurice eens peilen of hij er wat voor voelt dit te doen.

de kracht van uitstellen

Ik mijn vorige bedrijf liep ik altijd achter met de administratie. Nu ben ik helemaal bij. Ok, mijn huidige administratie is een stuk kleiner in omvang dan in mijn vorige bedrijf, maar het vergt meer discipline dan ik had verwacht om helemaal bij te zijn.

Zeker met een relatief beperkte administratie is het verleidelijk om het bijwerken ervan zijn beloop te laten. Kenmerkend voor mijn manier van werken is wel om het werk te doen zoals het zich op dat moment aan je voordoet. Oftewel, ontving ik een factuur, ging ik deze gelijk verwerken (of legde deze op de grote stapel). En met een kleine administratie kom je nog wel weg met een hapsnap aanpak, maar als de zaak gaat groeien, merk ik dat ik de eenvoudige zaken gelijk aanpak en de moeilijke zaken te lang uitstel.

Het gevolg van mijn eerdere aanpak was dat ik voortdurend achter de feiten aanliep. Ieder jaar weer slokte het afronden van het vorige boekjaar mijn aandacht op, waardoor ik de broodnodige tijd in het bijwerken van de huidige stand van zaken liet versloffen. En hoe langer een gebeurtenis in het verleden ligt, hoe meer tijd het mij kostte om te achterhalen wat het probleem was.

Met deze ervaring op zak ging ik me bezinnen op een nieuw systeem ten aanzien van mijn administratie. Ik overwoog om het uit te besteden, maar daarmee hou je er toch meer werk aan dan je zou verwachten. Afstemmen met een boekhouder kost ook gewoon tijd. Dus dan maar (voorlopig) weer zelf doen. Maar de hapsnap manier wilde ik ook niet meer.

Geïnspireerd door de four hour workweek van Tim Ferriss, heb ik afgelopen maand de volgende afspraken met mezelf gemaakt:

1. Ik doe administratiezaken alleen op maandag;
2. Ik rond alle openstaande administratiezaken op die dag af (hoe lang ze ook duren);

En als een mirakel ben ik ineens helemaal bij! Logisch zou je misschien zeggen (want regel 2 zegt: maak alles af), maar voor mij is het niets minder dan een klein wondertje. Af betekende voor mij vroeger: de zaken zijn gedaan waar ik de energie voor had. Ik vergoelijkte mijn uitstelgedrag omtrent de lastige zaken en 'loog' tegen mezelf dat ik voldoende bij was.

Maar wat mij aan deze twee regels verbaast is dat niet zozeer regel twee zorgt dat ik bij ben, maar regel één. De kracht achter regel één is dat er geen administratiezaken bestaan die niet (maximaal) één week kunnen wachten. Door mezelf te dwingen om alle binnengekomen administratiezaken uit te stellen tot maandag, kregen ze op 'administratiedag' de aandacht die ze verdienden.

Dus: loop je achter in de administratie: stel alle lopende zaken uit tot jouw ene administratiedag van de week. Het afmaken volgt dan bijna vanzelf.

Je portemonee als inbox

Voor wie bekend is met Getting Things Done van David Allen, weet dat het verstandig is om zo min mogelijk inboxen te hebben. Inboxen zijn de (vaak fysieke) plekken waar je allerlei zaken verzamelt die op enig moment je aandacht behoeven.

Een van de inboxen die ik regelmatig gebruik (en leeg!) is mijn portemonee. Doorgaans verzamel ik er de bonnetjes en nu ik als 'Getting Things Done' devoot door het leven ga, maak ik deze dagelijks leeg en verwerk de dingetjes die erin zitten.

Om te illustreren wat er gebeurt wanneer je jouw portemonee als archief ziet en niet als inbox, zie onderstaand filmpje (3:37 min) van Seinfeld. Enjoy!

Heeft u alles kunnen vinden?

Zojuist bij de Etos boodschappen gedaan. Bij het afrekenen vroeg de caissière: "heeft u alles kunnen vinden?" Simpele vraag en misschien wel de beste plek om deze te stellen. Net zo goed als een begroeting en biedt een uitstekende kans om eventuele ontevredenheid om te zetten in een extra verkoop.

Bij mijn plaatselijke DA drogisterij krijg je binnen een minuut al een hijgerige (goedbedoelende) verkoper in je nek die je vraagt "Kan ik u helpen?". Op de een of andere manier vind ik de Etos-benadering veel plezieriger, al was het maar omdat ik de vraag op deze plaats nog nooit eerder had gehoord.

Geen tijd (te) verliezen

Gisteren las ik op InformIT een artikel getiteld No Time to Patch. Een artikel dat vooral is bedoeld voor system administrators van IT-afdelingen van grote bedrijven. Maar de ernst van de boodschap geldt eigenlijk voor iedere computergebruiker, dus ook ondernemers.

Sinds in 1988 het eerste internetvirus diverse computers trof, is er veel veranderd. De snelheid waarmee virussen zich verspreiden is in de loop der jaren enorm toegenomen. En zo is het een race tegen de klok tussen de virusschrijvers en de antivirusschrijvers van software.

Tegenwoordig zijn virusschrijvers al zo geavanceerd bezig dat ze een patch (een verbetering van de software) automatisch analyseren en kunnen ontdekken welk gat ermee wordt gedicht. En tussen de tijd dat de patch is uitgebracht en de tijd een gebruiker deze heeft geïnstalleerd, is de computer of server kwetsbaar. Dat laatste is op zich niet nieuw, maar het feit dat een patch dus ook tegen je kan worden gebruikt, had ik me niet eerder gerealiseerd.

Het is niet de vraag of maar wanneer je als ondernemer wordt geconfronteerd met de schaduwzijden van het wereldwijde computernetwerk. Voorkomen is altijd beter dan genezen, maar soms is het leed al geschied. En de vraag is, is volledig herstel dan nog mogelijk?

Het voorkomen is vooral werk van professionals en laat je vooral door hen adviseren. Het is vaak niet voldoende om alleen antivirussoftware te draaien, al is dat een goed begin.

Maar volledig herstellen is wel iets wat je in grote mate zelf kunt bevorderen. Namelijk, zorg voor een goede back-upprocedure. En test deze van tijd tot tijd! Maar veel ondernemers (inclusief mezelf) zien wel het nut in van antivirussoftware en back-ups, maar hebben het toch tot op de dag van vandaag niet voldoende geregeld.

Dus ik schrijf deze post niet omdat ik het allemaal zo goed doe, maar juist omdat dat niet zo is en ik echt beter zou moeten weten. Het lezen van dit artikel was voor mij een eye-opener om daadwerkelijk mijn activiteiten voor de rest van de dag alleen in het teken van preventie en genezen van virussoftware. Misschien is het lezen van deze post ook voor jou het laatste zetje in de rug om je computerzaken beter te regelen?

Is de wereld toch plat?

Volgens Thomas Friedman is de wereld toch plat. Wat hij ermee bedoelt (en waarom het voor ondernemers van belang is) zie je in onderstaand filmpje:

4 uur werken VOOR je onderneming

Tim Ferriss is auteur van een geweldig verfrissend boek, getiteld een werkweek van 4 uur. Een andere keer zal ik over dit boek een recensie schrijven omdat ik de inhoud ervan perfect vind aansluiten bij het 'werken AAN je onderneming'-perspectief.

Hieronder is een filmpje te zien waarin Tim Ferriss wordt geïnterviewd over zijn boek. En als je je afvraagt of het kijken van dit filmpje tijdverspilling is of misschien wel het belangrijkste wat je vandaag hebt gedaan, zou ik zeker kijken!

Hoe ziet jouw klantentrechter eruit?

Toen ik in 1999 was afgestudeerd als bedrijfseconoom, besloot ik dat het tijd was om maar eens de wijde wereld in te trekken. Mijn ouders hadden me een leuk geldbedrag gegeven als cadeau (met daarbij opgemerkt dat dit voor hen het einde markeerde van een jarenlange sponsoring van mijn studiecarriere) en ik vond een reis wel de beste investering.

Via mijn broer werd ik geattendeerd op Green Tortoise (niet te verwarren met Grey Hound!) die in de Verenigde Staten tal van bijzondere busreizen organiseert. Reizen met Green Tortoise is op z'n zachtst gezegd wat onorthodox en back-to-basics. Het is eigenlijk een groot matras op wielen. Overdag was je in een national park of een bijzondere stad en 's nachts werd je, terwijl je sliep, naar de volgende locatie gebracht.

Om het oponthoud te minimaliseren hadden ze een hele elementaire wc aan boord, namelijk een trechter. Wanneer je (als man) moest plassen, werd er niet gestopt, maar mocht je het doen door de trechter door de deur naar buiten te steken en daarin je ding te doen. Vaak ook luidkeels aangemoedigd door de aanwezigen in de bus: 'through the funnel, through the funnel!'.

Voor marketeers is de 'funnel' geen onbekend begrip. Op Marketingfacts werd afgelopen maandag een variant op de klantentrechter gepresenteerd. De essentie van dit model is om erachter te komen waar je je marketinginspanningen op zou moeten richten. Het is een erg nuttige exercitie om je eigen (potentiële) klanten in deze trechter te plaatsen. De meeste 'funnels' zien er zo uit:

In de meeste klantentrechters is er eigenlijk maar één weg die je als klant kan bewandelen. Je begint als suspect en het hoogst haalbare is het worden van een klant waar het bedrijf goed aan kan verdienen. Veel klanten blijven onderweg steken en zijn op z'n best klanten niets aan wordt verdient, maar ook niets kosten.

Geïnspireerd door mijn ervaring met de busreis door de Verenigde Staten, zou ik een alternatief voorstel voor de 'funnel' willen presenteren:

Wanneer je een productaanbod hebt waar je een klant niet echt mee kunt helpen, of de klant eist veel meer van je dan je eigenlijk voor de vergoeding kan leveren, zou je dan koste wat het kost moeten vasthouden aan die klant? Ik denk het niet.

Zonder oneerbiedig te willen klinken zie ik wel een overeenkomst tussen het doen van je behoefte en het afscheid nemen van klanten die je niets opleveren: het lucht vaak enorm op als je het hebt gedaan.

Zie ook het blog van Seth Godin voor een bijzondere manier om de 'funnel ' te gebruiken.