Werken AAN je onderneming

Waarom ondernemers het steeds drukker krijgen

Van de week werd bekend dat ondernemers gemiddeld 55 uur per week werken. En een op de vijf heeft moeite met het scheiden van werk en privé en werkt gemiddeld zelfs 60 uur per week. Met andere woorden: vier op de vijf ondernemers zegt geen moeite te hebben met het scheiden van werk en prive. Blijkbaar is het een geaccepteerde norm dat ondernemers ruim meer werken dan 40 uur per week.
 
Nog opvallender is dat met name de jongere ondernemers minder lang werken dan ondernemers die al langer bezig zijn. Dit is wellicht te verklaren doordat oudere ondernemers nu eenmaal meer klanten hebben en het dus ook drukker hebben. Maar welke ondernemer is nou begonnen met ondernemen om het maar steeds drukker te krijgen?

Als iets voor startende ondernemers lastig voor te stellen is, is het wel dat je het wel eens veel te druk kan hebben. Te druk om al die lastige bijzaken (zoals administratie, klantenwerving etc.) nou eens goed aan te pakken. Veel startende ondernemers verzuchten: had ik het maar een beetje drukker, dan wist ik het wel.

Als je midden in je onderneming zit, is het lastig om te zien dat langzamerhand de omstandigheden veranderen. Of je krijgt geen klanten (en dan ben je gauw klaar) of je krijgt er steeds meer bij. En meer klanten erbij is wat iedere ondernemer in het begin wil. En soms pak je net die klus aan die je eigenlijk beter had kunnen laten schieten. Of je laat door de drukte net wat steekjes vallen en als gevolg daarvan ben je meer tijd kwijt om je fouten op te lossen. En voordat je het weet, kom je in een vicieuze cirkel terecht waarbij je het steeds drukker krijgt maar steeds minder effectief wordt.

Maar nog belangrijker: ondernemers willen vooral aan de slag met hun vak en vergeten om een werkende onderneming op te bouwen. Een werkende onderneming is feitelijk een systeem dat jou helpt om structureler klanten te vinden en te houden, maar ook om tal van die andere bijkomende taken effectiever aan te pakken.

Wanneer eenmaal de druk op de ketel staat is het lastig om voldoende tijd vrij te maken om je onderneming beter werkend voor je te krijgen. Startende ondernemers hebben daarentegen vaak wel voldoende tijd om handen. Maak er een gewoonte van om wekelijks een onderdeel van je bedrijfsvoering onder de loep te nemen en daarin verbeteringen aan brengen.

Want gewoonten worden gevormd door een activiteit vaak te doen. Herhaling vormt gewoonten en daar pluk je later de voordelen van. Want structureel niet aan je onderneming werken is net zo goed een gewoonte. Een gewoonte die ertoe leidt dat je als ondernemer steeds meer gaat werken, in plaats van minder.

Mijn advies: plan iedere week een dagdeel waarin even alle stekkers eruit gaan, je geen verbinding hebt met de buitenwereld en je concentreert op het deel van je onderneming dat je nu tegenwerkt. Kies één maatregel die je gaat uitvoeren. En evalueer de uitkomsten van deze maatregel in je volgende week dat je weer aan je onderneming werkt. Verwacht in het begin geen wonderen, want de kracht van deze manier van werken zit 'em in het loskomen van je dagelijkse praktijk en je weer afvraagt waarom je uiteindelijk voor jezelf bent begonnen.

Benut je tijd beter (waar GTD tekort schiet voor ondernemers)

Time management heb je in alle soorten en maten. Een van de populairste stromingen is wel GTD ofwel Getting Things Done en niet voor niets. Hoewel ik schrijf over een tekortkoming van GTD voor ondernemers, is deze post ook relevant voor de mensen die GTD nog niet kennen.

Getting Things Done gaat ervan uit dat voor de meeste mensen de dagindeling in de praktijk nogal lastig op voorhand te voorspellen is. Want er gaat ineens een meeting niet door, er komt een dringend telefoontje tussendoor, etc, etc. En GTD helpt je om je openstaande werk zodanig te organiseren dat je een verloren kwartiertje toch nog productief kunt benutten. En op deze manier krijg je op de langere termijn meer gedaan.

En waar de principes van GTD (zoals iedere dag mijn inbox leeg) mij enorm hebben geholpen, ben ik toch niet helemaal eens met het uitgangspunt dat de meeste werkenden weinig invloed op hun werkdagindeling hebben. Waar het voor werknemers nog wel te begrijpen is dat ze maar beperkt invloed hebben op hun dagindeling, zouden ondernemers juist hun dagindeling centraal moeten stellen.

Ondernemers zijn bij uitstek in staat om hun onderneming zo in te richten dat deze het beste aansluit bij wat zij willen. Dat is toch wel het voorrecht van de ondernemer, niet waar? Natuurlijk beleggen jouw klanten jouw boterham, maar uiteindelijk bepaal jij hoe je dienstverlening eruit ziet. Want de huidige drukte in je onderneming (of gebrek eraan) zijn een gevolg van keuzes uit het verleden.

Voor de meeste ondernemers geldt dat ze bij de start van hun onderneming vaak alle opdrachten accepteren die zo toevallig langskomen. En natuurlijk moet de schoorsteen ook blijven roken, maar voordat je het weet, kom je om in werk waar je eigenlijk niet bijzonder goed bent. Dan kost het legen van je mailbox uren en uren en doe je werk waarvan je weet dat anderen er eigenlijk net zo goed in zijn (zo niet beter).

Als je uitgaat van het idee dat je geen invloed hebt op je dagindeling, dan is dat ook wat je zal krijgen. En het idee dat als eenmaal 'dat ene project' hebt afgerond je het wel rustiger zal krijgen, blijkt in de praktijk toch niet uit te komen. Als jij je dagindeling niet maakt, wordt deze voor je gemaakt of je nu ondernemer bent of niet!

Maar hoe ziet zo'n dagindeling er nu uit? Voor een ondernemer dient een dagindeling beschreven zijn aan de hand van zijn relatie tot zijn onderneming op dat moment. Wat bedoel ik hiermee? Er zijn vier soorten relaties die je tot je onderneming kunt hebben:

1. Je werkt VOOR je onderneming. Dit zijn activiteiten die je doet waarvoor de klant je betaalt;
2. Je werkt IN je onderneming. Dit zijn activiteiten die er eenmaal bijkomen wanneer je als ondernemer bezig bent (bv administratie of personeelswerving);
3. Je werkt AAN je onderneming. Dit zijn activiteiten waarmee je de effectiviteit en efficiëntie van je werken IN en VOOR je onderneming verhoogt;
4. Je onderneming werkt VOOR JOU. Met andere woorden dit is de tijd waarin jou onderneming voor jou zorgt, in termen van vrijheid en financiën. 

Een week heeft 168 uur en het grootste gedeelte dient je onderneming voor jou te werken. Maar geef de ondernemers maar eens de kost die daar weinig vertrouwen in hebben en er slapeloze nachten van hebben! Dus hoe je het ook went of keert, Als je onderneming niet (goed genoeg) voor jou werkt, heeft dat direct gevolgen voor jouw werk AAN, IN en VOOR je onderneming. De enige manier om er duurzaam voor te zorgen dat je onderneming voor jou werkt, is dat je ook tijd besteed aan het werken aan je onderneming.

In tegenstelling tot werken IN en VOOR je onderneming, bestaat het werken AAN je onderneming vaak niet uit een serie concrete en actiegerichte zaken, maar aan reflectie, leren en fantaseren. Dit vereist een totaal andere 'state of mind' dan het afwerken van een lijstje. Het is schier onmogelijk om even in een verloren kwartiertje AAN je onderneming te werken. Alleen door structureel tijd te reserveren (minimaal een dagdeel in de week) om aan je onderneming te werken, lukt het je om een onderneming te hebben die uiteindelijk voor jou werkt.

In de komende workshops besteed ik uitgebreid aandacht aan het belang van deze dagindeling en hoe je dit als ondernemer echt verder gaat helpen.

Delegeren versus de fouttolerantie

Gisteren was ik bij de lifehacking academy. Een van de sessies, geleid door Taco Oosterkamp, ging over het delegeren van je werk. En daar werden onderling diverse tips ten aanzien van delegeren uitgewisseld. En hieronder een iets uitgebreidere versie van de tip die ik daar gisteren deelde.

Nu is het leren delegeren een van de moeilijkste zaken die een ondernemer moet leren, zeker als hij dat nog niet gewend is te doen. En natuurlijk geven ondernemers toe dat het delegeren van bepaalde taken hen zou bevrijden van werk dat gerust door iemand anders kan worden gedaan.

Een van de belangrijkste valkuilen is het vertrouwen dat je wel (of juist niet) hebt in de persoon aan wie je delegeert. Te veel vertrouwen in het begin kan leiden tot onnodig grote ongelukken. Te weinig vertrouwen werkt micromanagement in de hand. En nog erger, de persoon leert nooit helemaal de taak goed van je over te nemen. Het is zoeken naar de gulden middenweg, zoals zo vaak in dit malle leven.

Je kunt gerust stellen dat ondernemers vaker te laat dan te vroeg werkzaamheden delegeren. Eigenwijs als ze zijn, vinden ze dat zij het vaak het beste kunnen en het kost 10 keer zoveel tijd om het iemand anders te leren. Dus doe je bepaalde dingen liever toch maar even zelf. Ik heb me in mijn vorige bedrijf regelmatig hieraan schuldig gemaakt.

De noodzaak van delegeren komt vaak pas wanneer je als ondernemer ontdekt dat je (onder grote werkdruk) ook niet feilloos bent. En dat is wel het rotste moment om zaken te delegeren. Want een gedelegeerde taak zal in het begin vaak veel tijd extra kosten en gepaard gaan met meer fouten dan normaal. En als je wens tot delegeren voortkomt uit een blunder die je hebt gemaakt bij een klant, zal diezelfde klant niet erg blij zijn wanneer er vervolgens een komt van een nieuw persoon. In plaats van een gestoord vertrouwen weer te herstellen, komt er weer een deukje bij.

Dus mijn advies is: delegeer pas (en alleen dan) wanneer er nog een behoorlijke fouttolerantie is bij je klant. Iedereen maakt fouten en de kwaliteit van je oplossing ervoor, vormt de basis voor de verdere relatie met je klant. Een klant wil best wel een fout door de vingers zien, maar niet meerdere die snel op elkaar volgen. Hiermee hol je de relatie onnodig uit en heb je veel langer weer nodig om het vertrouwen te herstellen. En daarmee heb je een ambassadeur voor je bedrijf verloren.

Het probleem met klanten krijgen

Ondernemers die nog maar net zijn begonnen met hun bedrijf, beschouwen doorgaans het vinden van nieuwe klanten het grootste probleem dat ze hebben. Als je begint is aan alles een tekort. Een tekort aan geld, kennis, kennissen en (afgeronde) producten. En vanuit dit perspectief van 'tekort', is het verleidelijk om iedere partij die zich als (mogelijke) klant aandient, binnen te hengelen. Beginnende ondernemers kunnen zich dan ook helemaal niet voorstellen dat ze op een dag verzuchten: 'had ik maar wat minder klanten'.

En ik zou nu makkelijk kunnen schrijven: niet doen! Haal alleen klanten binnen waar je wat aan verdient en je een langetermijnrelatie mee kan opbouwen. Laat die klanten zitten waarvan je eigenlijk weet dat er geen perfect match is tussen wat je biedt en wat ze nodig hebben. Het is allemaal misschien wel waar, maar als je een maandje hebt waarin de verdiensten tegenvallen en er komt een klant voorbij die iets bij je wil besteden, moet je sterk in je schoenen staan om 'Nee' te zeggen.

Ik zal niet beweren dat je dit nooit moet doen. Misschien is juist deze klant wel een opening naar nog veel meer handel en biedt het onvermoede kansen. Maar je kunt ook hopen tegen beter weten in. Hoe kom je erachter welke klanten bij je passen en welke je verwijst naar andere partijen die mogelijk een betere match zijn?

Helaas, er bestaat geen algemene checklist voor dergelijke lastige beslissingen. Er is we één criterium waar je op kunt letten. Zoals ik hierboven schreef, beginnen veel ondernemers met hun onderneming waarin er een tekort is aan alles. Het enige waar op dat moment een overvloed van bestaat is tijd. Dus als je het toch nog niet zo druk hebt, is geen probleem om er een project naast te doen die niet echt bij je core-business hoort.

Maar met ieder project dat je erbij doet, verandert er iets in je bedrijf. Eerst gaat het onopgemerkt, tot je op een dag merkt dat je ineens ook een tekort aan tijd hebt. Sterker nog, de andere tekorten aan bijvoorbeeld geld, kennis, kennissen en producten is misschien wel minder geworden, maar zijn nog niet op het gewenste niveau. En voordat je het weet, wordt je als het ware 'gekookt' door je eigen drukke maar niet heel erg productieve activiteiten. (zie ook mijn eerdere post over warmwatervrees). Iedere klant erbij maakt het water steeds een beetje warmer, zonder dat je het merkt.

Zelf ben ik grandioos in deze valkuil gewandeld in mijn vorige bedrijf. We redeneerden toen: iedere klant is er één en als deze eenmaal klant is, gaan we er vanzelf wel een keer aan verdienen. Hierdoor lag de focus vooral op het binnenhalen van nieuwe klanten en veel minder op het uitdiepen van onze bestaande relaties. Tot op een dag er maar liefst vijf van onze belangrijkste klanten aan lijn hingen om een formele klacht te doen over de verslechterde dienstverlening. Gelukkig was het niet zover dat ze opstapte, maar het was wel een wake-up call. Ineens werd mij duidelijk dat mijn bedrijf helemaal niet klaar was voor de hoeveelheid klanten die we hadden binnengehaald.

Hoe voorkom je dit? Door je bewust te worden dat wanneer over klantenwerving denkt, vooral denkt ik termen van tekort, in plaats van overvloed. Er is een subtiel omslagpunt waarin je overgaat van te weinig klanten naar te veel klanten. En hoe eerder je doorhebt dat je voorbij dit omslagpunt bent gegaan, hoe eerder je de juiste organisatorische maatregelen kunt nemen om een gezonde en productieve groei te maken. En dit subtiele omslagpunt is gemakkelijk te missen wanneer je kijkt vanuit het perspectief van te weinig klanten.

5 tips van Tim O'Reilly

Gisteren was op Emerce de vijf gulden regels te lezen van IT uitgever Tim O'Reilly ten aanzien van ondernemen. Deze komen uit de lezing "Work on stuff that matters", dus verdienen zeker een vermelding op een blog die werken AAN dingen als thema heeft.

1. Doe iets wat belangrijker voor je is dan geld verdienen
2. Creëer meer waarde dan je kunt verdienen
3. Bouw een eenvoudig systeem, en laat het vanzelf evolueren
4. Wees aardig voor degenen die jou groter maken
5. Wees gul in het promoten van andermans werk

tip: wees de link tussen twee werelden

Op school wordt je doorgaans opgeleid voor een bepaald beroepsprofiel, bijvoorbeeld kapper, boekhouder of timmerman. En keuzevakken helpen je om je verder te specialiseren in je vak. Maar voor de buitenwereld blijf je vaak die kapper, boekhouder of timmerman.

Maar wat zou een combinatie van twee volledig uiteenlopende vakgebieden je kunnen opleveren? Ik ben zelf opgeleid als bedrijfseconoom, maar heb in de loop van de jaren behoorlijk wat opgestoken van het ICT vak. Meer dan genoeg om op ICT-gebied zelfvoorzienend te zijn (met incidenteel assistentie van echte experts).

Niet dat ik zelf een expert ben op ICT gebied, maar ik weet ruim voldoende om het kaf van het koren te kunnen scheiden van de ICT specialisten. En deze kennis helpt mij om een stuk voordeliger in te kopen, maar ook het aantal onverwachtse tegenvallers in projecten te minimaliseren.

Regelmatig wijs ik erop dat je je als ondernemer niet moet blindstaren op het vakman-zijn, maar je als ondernemer te gedragen. Als je je hier niet iets bij kunt voorstellen, probeer dan eens je onderneming te omschrijven als een overbrugging tussen twee werelden. Liefst twee wereld die niets met elkaar te maken hebben (bv kapper zijn en vloeiend Spaans kunnen spreken). Hoe minder gerelateerd, hoe beter. Door een bruggetje te bouwen tussen de twee werelden (bv Spaanse les tijdens het knippen) maakt van jouw kapperszaak toch net iets bijzonders.

de kracht van uitstellen

Ik mijn vorige bedrijf liep ik altijd achter met de administratie. Nu ben ik helemaal bij. Ok, mijn huidige administratie is een stuk kleiner in omvang dan in mijn vorige bedrijf, maar het vergt meer discipline dan ik had verwacht om helemaal bij te zijn.

Zeker met een relatief beperkte administratie is het verleidelijk om het bijwerken ervan zijn beloop te laten. Kenmerkend voor mijn manier van werken is wel om het werk te doen zoals het zich op dat moment aan je voordoet. Oftewel, ontving ik een factuur, ging ik deze gelijk verwerken (of legde deze op de grote stapel). En met een kleine administratie kom je nog wel weg met een hapsnap aanpak, maar als de zaak gaat groeien, merk ik dat ik de eenvoudige zaken gelijk aanpak en de moeilijke zaken te lang uitstel.

Het gevolg van mijn eerdere aanpak was dat ik voortdurend achter de feiten aanliep. Ieder jaar weer slokte het afronden van het vorige boekjaar mijn aandacht op, waardoor ik de broodnodige tijd in het bijwerken van de huidige stand van zaken liet versloffen. En hoe langer een gebeurtenis in het verleden ligt, hoe meer tijd het mij kostte om te achterhalen wat het probleem was.

Met deze ervaring op zak ging ik me bezinnen op een nieuw systeem ten aanzien van mijn administratie. Ik overwoog om het uit te besteden, maar daarmee hou je er toch meer werk aan dan je zou verwachten. Afstemmen met een boekhouder kost ook gewoon tijd. Dus dan maar (voorlopig) weer zelf doen. Maar de hapsnap manier wilde ik ook niet meer.

Geïnspireerd door de four hour workweek van Tim Ferriss, heb ik afgelopen maand de volgende afspraken met mezelf gemaakt:

1. Ik doe administratiezaken alleen op maandag;
2. Ik rond alle openstaande administratiezaken op die dag af (hoe lang ze ook duren);

En als een mirakel ben ik ineens helemaal bij! Logisch zou je misschien zeggen (want regel 2 zegt: maak alles af), maar voor mij is het niets minder dan een klein wondertje. Af betekende voor mij vroeger: de zaken zijn gedaan waar ik de energie voor had. Ik vergoelijkte mijn uitstelgedrag omtrent de lastige zaken en 'loog' tegen mezelf dat ik voldoende bij was.

Maar wat mij aan deze twee regels verbaast is dat niet zozeer regel twee zorgt dat ik bij ben, maar regel één. De kracht achter regel één is dat er geen administratiezaken bestaan die niet (maximaal) één week kunnen wachten. Door mezelf te dwingen om alle binnengekomen administratiezaken uit te stellen tot maandag, kregen ze op 'administratiedag' de aandacht die ze verdienden.

Dus: loop je achter in de administratie: stel alle lopende zaken uit tot jouw ene administratiedag van de week. Het afmaken volgt dan bijna vanzelf.

1000 ideeën om een bedrijf mee te starten

Eergisteren las ik toevallig de headline van het Algemeen Dagblad dat schreef: "Crisis is te groot voor kabinet alleen". We zullen allemaal ons steentje moeten bijdragen.

Vorige week schreef ik nog over een initiatief van Marc Cuban, namelijk een soort Idols voor ondernemers. Want volgens hem is het ondernemerschap stimuleren de enige echte remedie tegen de crisis (en dat ben ik helemaal met hem eens). In die post schreef ik dat ik zelf ook nog een ideetje heb dat zou kunnen meedoen in deze competitie, maar dat ik het nog even zou laten rusten. Maar nu er steentjes bijdragen dienen te worden, deel ik het maar met de wereld.

Mijn idee is als volgt: Naar mijn mening zijn we allemaal gebaat bij het feit dat er blogs bestaan en mensen bereid zijn om te delen wat ze hebben te delen. Echter, het is uitermate lastig om dit te gelde te maken. Het zijn doorgaans de neveninkomsten die indirect volgen uit het bloggen, dat het bloggen ook financieel enigszins interessant maakt. Zelfs blogs met relatief veel lezers houden nauwelijks wat over aan advertentieinkomsten. Maar iets dat waarde genereert, zou op zichzelf ook geld moeten kunnen genereren.

Ik zou wel een oplossing willen hebben waarbij ik eenmaal per jaar een bedrag (zeg 120 euro) in een pot stop en dat er maandelijks 10 euro wordt verdeeld over de meest gelezen blogs van die maand. Let wel, zonder dat ik verder een actie hoef te ondernemen. Het aanklikken van de blog alleen moet voldoende zijn om te teller met 1 te verhogen. Ik heb wel ideeën over hoe dit te realiseren, maar ik wil toch mijn andere plannen voorrang geven. Mocht iemand interesse hebben om hierover eens van gedachte te wisselen, hoor ik dat graag.

Voor de overige ideeën, zie SAMBA Blog waar je nog 999 ideeën kunt vinden waarmee je een bedrijf zou kunnen starten (gevonden via een post van Seth Godin die eveneens over Marc Cuban's idee schreef).

Ik heb niet gecheckt of mijn idee er al tussenstond.

tip: vakbeurs voor jonge ondernemers

Ik heb me recentelijk ingeschreven voor de vakbeurs voor jonge ondernemers. Ik ben dan wel ruim acht jaar ondernemer, maar het bedrijf Kinsent heb ik een halfjaar geleden opgericht. Dus voldoe aan de kwalificatie 'jonge ondernemer'.

En tegelijkertijd wil ik deze beurs aanraden aan andere (jonge) ondernemers. Niet in de laatste plaats omdat het tarief voor een stand gunstig is. Voor ondernemingen jonger dan 2 jaar, geldt bijvoorbeeld een tarief van 500 euro. De beurs wordt georganiseerd door dezelfde partij die People's Business organiseren, dus in goede handen.

De beurs richt zich op middelgrote en grote ondernemingen als bezoeker en volgens mij is deze beurs een prachtige gelegenheid om je eens te profileren voor een grote groep nieuwe klanten.

Idols voor ondernemers

Vandaag heeft Hyped een bericht geplaatst over een internetmiljonair (Marc Cuban) die idols voor internet start ups is gestart. Toen ik de titel van het bericht las, dacht ik dat er een variant van Dragon's Den was gelanceerd. Maar het blijkt geen TV programma te zijn, maar een online (open source?) initiatief.

Erg makkelijk is het niet om tot de 'winnaars' te horen. Je business dient binnen 60 dagen cash flow break even te zijn en na 90 zelfs winstgevend. Kijk, dat zijn nog eens doelstellingen. Toch is het een mooie kans een nieuwe internetdienst onder de aandacht te brengen van een groot publiek. Dus als je een ideetje op de plank hebt liggen, aarzel niet en kijk eens wat er gaat gebeuren.

Zelf heb ik nog een ideetje, maar om op stel en sprong mijn huidige planning opzij te schuiven is ook niet verstandig. Eens kijken of over een paar dagen het nog steeds goed voelt om zelf ook eens een poging te wagen.

Voor geïnteresseerden, zie hier voor de plaats om een plan te submitten. Maar let wel op: Marc eist totale openheid van jou, maar los van de gestelde eisen die op die pagina te lezen zijn, krijg je nog een take-it-or-leave-it document met voorwaarden toegestuurd, wanneer Marc interesse heeft om in jouw plan te investeren. Alleen is dat document niet te vinden op de site. Dus wees gewaarschuwd.