Benut je tijd beter (waar GTD tekort schiet voor ondernemers)

Time management heb je in alle soorten en maten. Een van de populairste stromingen is wel GTD ofwel Getting Things Done en niet voor niets. Hoewel ik schrijf over een tekortkoming van GTD voor ondernemers, is deze post ook relevant voor de mensen die GTD nog niet kennen.

Getting Things Done gaat ervan uit dat voor de meeste mensen de dagindeling in de praktijk nogal lastig op voorhand te voorspellen is. Want er gaat ineens een meeting niet door, er komt een dringend telefoontje tussendoor, etc, etc. En GTD helpt je om je openstaande werk zodanig te organiseren dat je een verloren kwartiertje toch nog productief kunt benutten. En op deze manier krijg je op de langere termijn meer gedaan.

En waar de principes van GTD (zoals iedere dag mijn inbox leeg) mij enorm hebben geholpen, ben ik toch niet helemaal eens met het uitgangspunt dat de meeste werkenden weinig invloed op hun werkdagindeling hebben. Waar het voor werknemers nog wel te begrijpen is dat ze maar beperkt invloed hebben op hun dagindeling, zouden ondernemers juist hun dagindeling centraal moeten stellen.

Ondernemers zijn bij uitstek in staat om hun onderneming zo in te richten dat deze het beste aansluit bij wat zij willen. Dat is toch wel het voorrecht van de ondernemer, niet waar? Natuurlijk beleggen jouw klanten jouw boterham, maar uiteindelijk bepaal jij hoe je dienstverlening eruit ziet. Want de huidige drukte in je onderneming (of gebrek eraan) zijn een gevolg van keuzes uit het verleden.

Voor de meeste ondernemers geldt dat ze bij de start van hun onderneming vaak alle opdrachten accepteren die zo toevallig langskomen. En natuurlijk moet de schoorsteen ook blijven roken, maar voordat je het weet, kom je om in werk waar je eigenlijk niet bijzonder goed bent. Dan kost het legen van je mailbox uren en uren en doe je werk waarvan je weet dat anderen er eigenlijk net zo goed in zijn (zo niet beter).

Als je uitgaat van het idee dat je geen invloed hebt op je dagindeling, dan is dat ook wat je zal krijgen. En het idee dat als eenmaal 'dat ene project' hebt afgerond je het wel rustiger zal krijgen, blijkt in de praktijk toch niet uit te komen. Als jij je dagindeling niet maakt, wordt deze voor je gemaakt of je nu ondernemer bent of niet!

Maar hoe ziet zo'n dagindeling er nu uit? Voor een ondernemer dient een dagindeling beschreven zijn aan de hand van zijn relatie tot zijn onderneming op dat moment. Wat bedoel ik hiermee? Er zijn vier soorten relaties die je tot je onderneming kunt hebben:

1. Je werkt VOOR je onderneming. Dit zijn activiteiten die je doet waarvoor de klant je betaalt;
2. Je werkt IN je onderneming. Dit zijn activiteiten die er eenmaal bijkomen wanneer je als ondernemer bezig bent (bv administratie of personeelswerving);
3. Je werkt AAN je onderneming. Dit zijn activiteiten waarmee je de effectiviteit en efficiëntie van je werken IN en VOOR je onderneming verhoogt;
4. Je onderneming werkt VOOR JOU. Met andere woorden dit is de tijd waarin jou onderneming voor jou zorgt, in termen van vrijheid en financiën. 

Een week heeft 168 uur en het grootste gedeelte dient je onderneming voor jou te werken. Maar geef de ondernemers maar eens de kost die daar weinig vertrouwen in hebben en er slapeloze nachten van hebben! Dus hoe je het ook went of keert, Als je onderneming niet (goed genoeg) voor jou werkt, heeft dat direct gevolgen voor jouw werk AAN, IN en VOOR je onderneming. De enige manier om er duurzaam voor te zorgen dat je onderneming voor jou werkt, is dat je ook tijd besteed aan het werken aan je onderneming.

In tegenstelling tot werken IN en VOOR je onderneming, bestaat het werken AAN je onderneming vaak niet uit een serie concrete en actiegerichte zaken, maar aan reflectie, leren en fantaseren. Dit vereist een totaal andere 'state of mind' dan het afwerken van een lijstje. Het is schier onmogelijk om even in een verloren kwartiertje AAN je onderneming te werken. Alleen door structureel tijd te reserveren (minimaal een dagdeel in de week) om aan je onderneming te werken, lukt het je om een onderneming te hebben die uiteindelijk voor jou werkt.

In de komende workshops besteed ik uitgebreid aandacht aan het belang van deze dagindeling en hoe je dit als ondernemer echt verder gaat helpen.

Comments

[Geplaatst door: karin r.]

ik merk nu al dat er stiekem zoveel meer tijd in je eigen onderneming gaat zitten dan je vantevoren gedacht hebt.

de kunst is het goed verdelen van die tijd en nog een soort van vrije tijd over te houden om je op te laden.

[Geplaatst door: Frank Meeuwsen]

Hmm...interessante stellingname. Ik ben het echter totaal niet met je eens met de vooronderstelling "GTD = lijstjes". Dat is niet waar. Die lijstjes zijn een handig en essentieel hulpmiddel maar de kern van GTD zit hem juist in wat die lijstjes mogelijk maken. Doordat je alles in een extern systeem hebt, kun je tijd vrij maken om na te denken over de meer belangrijke zaken. Elke ondernemer (ik ook) houdt zich bezig met de dagelijkse gang van zaken. De lijstjes zogezegd. Dat is ook het makkelijkst. Maar kijk een verdieping hoger en je kunt ook nadenken over je projecten waarvan je acties op je lijstjes hebt staan. Zijn het de juiste projecten? Kijk weer verder omhoog en je kunt nadenken over je rollen in je leven. Nog verder: Wat zijn je verantwoordelijkheden in die rollen? Wat is je visie op dit alles? Waarom doe je dit?

De kracht van GTD zit in de kracht en het vermogen om jezelf in een staat te krijgen (en ja, dat is gestructureerd te plannen) om inderdaad na te denken over deze rollen en je visie op je werk en leven.

[Geplaatst door: Walter Brand]

@ Frank Meeuwsen,

Ik heb het eigenlijk helemaal met je eens, behalve dat ik GTD gelijk stel aan lijstjes.

Waar ik vind dat GTD tekort schiet voor ondernemers is dat naar mijn mening GTD teveel uitgaat van de werkpraktijk van een werknemer. Ik weet dat GTD en Making It All Work nadrukkelijk verder gaan dan 'alleen lijstjes', zoals de verschillende hoogten die door David zijn beschreven.

Meer dan voor werknemers is het voor ondernemers om de uitvoerende taken te gaan doen in een tijd die eigenlijk bestemd was voor iets anders (gezin of bedrijfsontwikkeling). Ik heb gemerkt dat je alleen fatsoenlijk aan je onderneming kunt werken als je niet tussendoor gestoord wordt door allerlei andere zaken.

Als ik in de ochtend een serie to-do's heb afgewerkt, kan ik niet zomaar switchen naar het 'hogere planningsniveau'. Ik heb bijvoorbeeld mezelf verplicht om alleen op maandag mijn administratie zaken te doen, ook al duurt een losse administratietaak maar twee minuten. En door verderop in de week tijdblokken te reserveren zoals ik in mijn post beschrijf, merk ik dat ik veel meer gedaan krijg dan ervoor. En deze manier van plannen mist voor mijn gevoel in GTD.

Of is dit ook GTD volgens jou?